Erste Schritte auf dem Cloud-Speicher von ProLinOS

Mit diesem Beitrag möchte ich neuen Benutzern des Cloud-Speichers von ProLinOS etwas Starthilfe geben und hierbei insbesondere aufzeigen, welche persönlichen Konfigurationseinstellungen möglich sind, wo sie sich befinden und welche Auswirkungen damit jeweils verbunden sind. Zur Information über die grundsätzliche Funktionalität des Cloud-Speichers empfehle ich vorab, unbedingt auch die unter dem Menüpunkt „Cloud-Speicher“ zu findende Einführung zu dem Cloud-Speicher zu lesen, in der die aktuell bereits getroffenen administrativen Voreinstellungen sowie die zur Erweiterung der Funktionalität aktivierten Drittanbieter-Apps  detailliert aufgezeigt werden.

Das Webinterface und ein erster Überblick

Sobald ein neuer Benutzer nach seiner Anmeldung von mir als Administrator per E-Mail sein Passwort mitgeteilt bekommen hat, sollte er sich unverzüglich mit diesem Passwort und Benutzernamen in seinen Account einloggen. Nach dem Einloggen wird als Startseite immer die Datei-App geöffnet, in der bei einem neuen Account automatisch eine beispielhafte Ordnerstruktur angelegt wird, wobei sich in einigen Ordnern auch Demodateien befinden, die einen ersten Eindruck zu der Funktionalität des Cloud-Speichers ermöglichen sollen. Als Hinweis sei hier angemerkt, dass zum Öffnen einer Datei oder eines Ordners nicht auf das Symbol bzw. Vorschaubild, sondern die Bezeichnung (Datei- oder Ordnername) geklickt werden muss.

Die bereits vorhandene beispielhafte Ordnerstruktur kann entweder beibehalten oder entsprechend den eigenen Vorstellungen angepasst und natürlich ebenso wie die darin enthaltenen Demodateien gelöscht und durch eine eigene Ordnerstruktur ersetzt werden. Lediglich der Ordner Freigaben sollte nicht gelöscht werden. Auf dem Cloud-Speicher von ProLinOS ist dieser Ordner zur Aufnahme von lokalen Freigaben, die von anderen Benutzern auf dem gleichen Cloud-Speicher eingerichtet werden, als zentraler Speicherort vorkonfiguriert. Freigaben die von einem Benutzer auf einem anderen Nextcloud Server eingerichtet werden (Federation sharing), erscheinen allerdings direkt auf der Startseite.

Mit dem Webinterface des Cloud-Speichers und der darin als Startseite gezeigten Datei-App erhält man sofort einen ersten Überblick über seine Dateien und Ordner sowie deren Status (Größe, geändert, freigegeben etc.). Zudem werden für bestimmte Dateien auch Miniaturansichten gezeigt. Die Dateien selbst können direkt aus dem Webinterface heraus bearbeitet, gelöscht oder freigegeben werden. Weitere Befehlsflächen sind verdeckt angelegt. So kann mit der oben über den Ordnern befindlichen und mit einem Pluszeichen versehenen Fläche ein Menü zum Hochladen von Dateien oder dem Anlegen neuer Ordner und Textdateien aufgerufen werden. Eine weitere Befehlsfläche öffnet sich, wenn mit der Maus auf die rechts hinter den Dateien befindlichen drei Punkte geklickt wird. Hierüber kann die Detailansicht geöffnet und Dateien und Ordner können umbenannt oder gelöscht und auch heruntergeladen werden.

Über diese grundsätzlichen Funktionalitäten hinausgehende und als Drittanbieter App aus dem App Store von Nextcloud installierte Erweiterungen sind in dem im Kopfbereich des Webinterface horizontal angeordneten Menü aus Programmsymbolen zu finden. Sobald man mit dem Mauszeiger über die Programmsymbole fährt, wird automatisch auch deren Bezeichnung eingeblendet. Ein Mausklick auf das jeweilige Programmsymbol öffnet dann die entsprechende Anwendung (Kalender, Adressbuch, E-Mail, Audio- oder Videoplayer usw.).

Eine besondere Funktion hat hierbei die Benachrichtigungs-App, mit der ein Administrator an alle Benutzer des Cloud-Speichers eine Textnachricht senden kann. Wenn eine solche neue Nachricht vorliegt, erscheint eine kleine Glocke mit einem roten pulsierenden Punkt neben dem oben rechts befindlichen Zahnrad. Mit einem Klick auf die Glocke kann die Benachrichtigung geöffnet werden, wobei alle aktuellen Mitteilungen auch über die Symbolfläche „Ankündigungen“ aufgerufen werden können. Der Benutzer hat dann auch die Möglichkeit, seinerseits eine Antwort oder einen Kommentar zu der Benachrichtigung zu verfassen, der an die Benachrichtigung angefügt und für alle anderen Benutzer des Cloud-Speichers dann ebenfalls sichtbar wird. Mit einem Mausklick auf den Titel der Benachrichtigung wird rechts ein Dialogfeld geöffnet, in das er seinen Kommentar dann eintragen und mit einem weiteren Klick auf den dort enthaltenen Pfeil absenden kann.

Die persönlichen Einstellungen

Mit einem Mausklick auf das in der oberen, rechten Ecke des Webinterface befindliche Zahnrad öffnet sich ein Dropdown Menü, über das neben der Abmeldung auch die persönlichen Einstellungen zu erreichen und mit einem Klick zu öffnen sind. Auf der sich dann im Hauptfenster öffnenden Seite mit den persönlichen Einstellungen wird im Kopfbereich zunächst die Information zu dem bereits belegten sowie dem insgesamt verfügbaren Speicherplatz angezeigt, die natürlich auch bei jeder Veränderung aktualisiert wird und dem Benutzer insoweit eine Kontrolle über seinen aktuell noch verfügbaren Speicherplatz ermöglicht.

Es folgt dann eine Reihe von persönlichen Einstellungen oder auch Informationen, die bei ProLinOS teilweise mit den von einem Benutzer bei seiner Anmeldung zu den Server-Diensten mitgeteilten Daten voreingestellt sind. Im Folgenden werde ich hier nur auf die wichtigsten bei einer Neueinrichtung unbedingt zu setzenden Einstellungen eingehen. Dies wäre zunächst der vollständige Name, der im Webinterface auch rechts oben angezeigt wird. Bei ProLinOS ist bereits der bei der Anmeldung angegebene Vor- und Nachname voreingestellt. Der Benutzer kann den Namen über das Eingabefeld aber jederzeit ändern. Allerdings sollte hierbei berücksichtigt werden, dass andere Benutzer auf dem gleichen Cloud-Speicher diesen vollständigen Benutzernamen aufgrund der aktivierten autovervollständigen Funktion z. B. bei der Einrichtung einer Freigabe sehen können. Dies erleichtert insoweit die Einrichtung einer lokalen Freigabe, da bereits nach Eingabe weniger Buchstaben der gesuchte Name erscheint und mit einem Klick darauf die Freigabe sehr einfach und schnell eingerichtet ist. Voraussetzung ist natürlich immer, dass einem der von dem Benutzer, mit dem man teilen möchte, gewählte Name bekannt ist. Dieser vollständige Name wird daher auch als Anzeigename bezeichnet und ist nicht mit dem für die Anmeldung an dem Cloud-Speicher gesetzten und nicht mehr zu ändernden Benutzernamen zu verwechseln, der für andere Benutzer nie sichtbar ist.

Mit den weiteren unmittelbar angegliederten Eingabefeldern kann jeder Benutzer neben seiner E-Mail Adresse auch eine Telefonnummer, seine Anschrift und eine eventuell bestehende Webseite sowie seinen Twitter-Account angeben. In dem Feld E-Mail ist auf dem Cloud-Speicher von ProLinOS zunächst immer die bei der Anmeldung angegebene E-Mail Adresse voreingestellt. Es sollte hier unbedingt eine gültige E-Mail Adresse eingetragen sein, da an diese Adresse von dem Administrator wichtige Benachrichtigungen und von dem Server automatisch generierte Mitteilungen über Vorkommnisse oder Aktivitäten auf dem Account des Benutzers gesendet werden und sie zudem bei Verlust des Benutzerpasswortes zu dessen Wiederherstellung benötigt wird. Selbstverständlich werden die E-Mail Adressen der Benutzer von ProLinOS niemals an Dritte weitergegeben.

Zudem kann auch ein persönliches Profilbild (Avatar) genutzt werden. Die standardmässige Voreinstellung verwendet hier zunächst als Profilbild den ersten Buchstaben des Vornamens. Wenn ein Benutzer gerne ein persönliches Profilbild nutzen möchte, hat er über die vorhandenen Einstellungsflächen hier die Möglichkeit, ein Bild entweder von seinem Rechner hochzuladen oder aus seinen in dem Cloud-Speicher befindlichen Dateien auszuwählen.

Bei den vorstehend beschriebenen Eingabeflächen zu den personenbezogenen Angaben befindet sich neben der jeweiligen Fläche entweder ein Gruppen- oder Schlosssymbol, über das mit einem Mausklick darauf eine weitere Einstellungsfläche geöffnet wird, über die der Benutzer nun Festlegungen zur Sichtbarkeit seiner Angaben treffen kann. Bis auf den Anzeigenamen und das Profilbild besteht hier die Möglichkeit, alle weiteren Angaben vollständig zu verbergen, so dass sie nur für den Benutzer selbst sichtbar sind.

Die wichtigste und jetzt unbedingt als erstes zu ändernde Einstellung betrifft das Benutzerpasswort für die Anmeldung am Cloud-Speicher. Um jetzt das Passwort zu ändern, sind in die dafür vorgesehenen Felder das aktuelle und dann das neue Passwort einzutragen. Auf dem Cloud-Speicher von ProLinOS ist hierbei eine Passwortrichtlinie zu beachten, mit der einige Bedingungen vorgegeben werden, um schwache Passwörter zu verhindern. Danach muss ein Passwort mindestens 11 Zeichen lang sein und mindestens einen Groß- „A-Z“ und einen Kleinbuchstaben „a-z“ sowie mindestens eine Zahl „1-9“ und mindestens eines der folgenden Sonderzeichen: ? # ! $ % = + : @ ~ ; * ( ) enthalten.

Eine weitere nicht unwichtige Einstellungsmöglichkeit, die dann folgt, betrifft die Sprache. Es liegen inzwischen die Übersetzungen für viele Sprachen vor, wobei bei der Einrichtung eines neuen Accounts natürlich die deutsche Sprache voreingestellt wurde. Hierzu besteht zudem die Möglichkeit, zwischen einer persönlichen und einer förmlichen (Sie) Anrede auszuwählen. Die gewählte Sprache überschreibt die Browser-Einstellungen und wird im gesamten Webinterface angezeigt.

Auf dem Cloud-Speicher von ProLinOS ist standardmässig die sogenannte Activity App aktiviert. Damit wird zugleich für die Benutzer ein entsprechendes Eingabefeld zur Verfügung gestellt, in dem sie auswählen können, ob die eigenen Aktivitäten im Stream aufgelistet werden sollen und ob sie hierüber per automatisch generierter Mail von dem Server benachrichtigt werden wollen. Zudem kann festgelegt werden, in welchem Zeitintervall Benachrichtigungen erfolgen sollen. Im Weiteren kann dann zu einzelnen Aktivitäten oder Ereignissen festgelegt werden, ob sie im Stream aufgelistet werden sollen und ob hierzu eine Benachrichtigung per Mail erfolgen soll. Diese Möglichkeit, eigene Aktivitäten in einem Stream aufzulisten und sich zudem über besondere Vorkommnisse auf dem Cloud-Speicher per E-Mail informieren zu lassen, ist sicherlich sehr sinnvoll. Dies ermöglicht es, bei Unklarheiten oder Problemen eigene Aktivitäten und wichtige Ereignisse über einen Zeitraum von 30 Tagen zurück zu verfolgen und sorgt dafür, dass man über bestimmte Vorkommnisse auf dem Cloud-Speicher zeitnah unterrichtet wird. Den Stream selbst öffnet man über das im Kopfbereich des Webinterface befindliche Menü mit einem Klick auf das Symbol „Aktivität“.

Wenn, wie es auf dem Cloud-Speicher von ProLinOS grundsätzlich der Fall ist, aufgrund der aktivierten serverseitigen Verschlüsselung auch der Wiederherstellungsschlüssel erzeugt und aktiviert wurde, erscheint in den persönlichen Einstellungen der Benutzer die Einstellungsfläche „Basisverschlüsselungsmodul“, mit der die Passwortwiederherstellung aktiviert werden kann. In der Voreinstellung ist die Passwortwiederherstellung zunächst deaktiviert. Es obliegt damit dem Benutzer, ob er sie nutzen möchte oder nicht. Hierbei muss sich der Benutzer bewusst sein, dass ohne die Passwortwiederherstellung seine eventuell auf eingebundenen Fremdspeichern verschlüsselt abgelegten Dateien bei einem Passwortverlust unwiederbringlich verloren sind. Sollte er zudem versäumt haben, ein entschlüsseltes Backup anzulegen, dann ginge absolut nichts mehr. Andererseits ist die Aktivierung aber auch eine Sache der Vertrauenswürdigkeit, da der Administrator theoretisch die Möglichkeit hat, über den Wiederherstellungsschlüssel die Dateien zu entschlüsseln und einzusehen.

Mit der auf dem Cloud-Speicher von ProLinOS aktivierten App „External storage support“ haben Benutzer in ihren persönlichen Einstellungen die Möglichkeit, über die dort vorhandenen Einstellflächen eventuell genutzte externe Speicherdienste wie Google-Drive, Dropbox oder Amazon S3 in ihren Cloud-Speicher einzubinden und diese aufgrund der zudem gegebenen Verschlüsselungsmöglichkeit dann sicher weiter zu nutzen. Hier gibt es natürlich keine Voreinstellungen, da die Einbindung nur von dem Benutzer selbst mit seinen entsprechenden Zugangsdaten vorgenommen werden kann.

Die sog. „Federated Cloud“ ist eine leistungsfähige Funktion in Nextcloud, die auch als Server-zu-Server-Freigabe bezeichnet wird und standardmässig aktiviert ist. Mit ihr ist es möglich, mit nur wenigen Klicks Dateifreigaben zwischen verschiedenen auf Nextcloud basierenden Cloud-Speichern einzurichten. Hierzu ist eine für jeden Benutzer automatisch erzeugte Federated-Cloud_ID erforderlich, die dem Benutzer an dieser Stelle in seinen persönlichen Einstellungen angezeigt wird.

Zum Schluss der Seite mit den persönlichen Einstellungen finden sich Informationen und Links zu der freien und quelloffenen Software Nextcloud und der aktuell auf dem Cloud-Speicher eingesetzten Version. Die vorstehende Darstellung der möglichen persönlichen Einstellungen ist nicht unabänderlich, sondern kann sich im Zuge der Weiterentwicklung von Nextcloud oder durch die Aktivierung weiterer zusätzlicher Apps, die eventuell für die Benutzer Einstellungsmöglichkeiten beinhalten, natürlich auch ändern.